Khởi nghiệp là một hành trình đầy thử thách nhưng cũng hứa hẹn nhiều thành công nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ những bước đầu tiên. Để quá trình khởi sự diễn ra thuận lợi, việc nắm vững thủ tục thành lập doanh nghiệp mới là điều kiện tiên quyết giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí pháp lý. Bài viết này sẽ cung cấp một lộ trình chi tiết và chuyên sâu về những loại giấy tờ cần thiết để bạn có thể tự tin mở công ty đúng quy định pháp luật.
Xác định loại hình doanh nghiệp và chuẩn bị nhân sự cốt lõi
Trước khi bắt tay vào soạn thảo hồ sơ, bước quan trọng nhất trong thủ tục thành lập doanh nghiệp mới chính là lựa chọn loại hình công ty phù hợp với quy mô và mục tiêu kinh doanh. Mỗi loại hình doanh nghiệp như công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần hay doanh nghiệp tư nhân đều có những yêu cầu khác nhau về số lượng thành viên và cấu trúc quản lý.
Một số bài viết nổi bật
Việc lựa chọn đúng loại hình không chỉ ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý mà còn tác động trực tiếp đến khả năng huy động vốn trong tương lai. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp thường bỏ qua bước phân tích này, dẫn đến những khó khăn khi muốn mở rộng quy mô. Vì vậy, bạn cần xác định rõ số lượng cộng sự sẽ cùng đứng tên trong giấy phép kinh doanh để chuẩn bị các giấy tờ nhân thân tương ứng.
Sau khi đã chốt được loại hình, bạn cần chuẩn bị bản sao công chứng của chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của tất cả các thành viên góp vốn và người đại diện theo pháp luật. Đây là những chứng từ cơ bản nhưng không thể thiếu để cơ quan chức năng xác minh danh tính chủ thể kinh doanh. Ngoài ra, việc bổ nhiệm người đại diện cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng về năng lực hành vi dân sự theo quy định hiện hành.
Hồ sơ đăng ký kinh doanh chi tiết theo quy định mới nhất
Bộ hồ sơ đăng ký kinh doanh được ví như “giấy khai sinh” của một công ty, chứa đựng toàn bộ thông tin quan trọng về tên gọi, trụ sở và vốn điều lệ. Để thực hiện đúng thủ tục thành lập doanh nghiệp mới, bạn cần soạn thảo các văn bản này theo mẫu chuẩn được quy định tại Nghị định về đăng ký doanh nghiệp.
Các văn bản này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về mặt câu chữ và số liệu, đặc biệt là phần mã ngành kinh tế. Nếu mã ngành không phù hợp với thực tế kinh doanh hoặc thuộc danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện, hồ sơ của bạn có thể bị trả lại hoặc yêu cầu sửa đổi nhiều lần. Do đó, việc tham khảo bảng mã ngành kinh tế Việt Nam là bước chuẩn bị cực kỳ cần thiết.
Các loại giấy tờ cụ thể trong bộ hồ sơ đăng ký
Dưới đây là danh mục những văn bản trọng yếu mà bạn bắt buộc phải hoàn thiện để nộp lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Việc chuẩn bị đầy đủ sẽ giúp thủ tục thành lập doanh nghiệp mới trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết.
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định tương ứng với loại hình công ty đã chọn.
- Điều lệ công ty bao gồm các quy định về quản lý nội bộ, phân chia lợi nhuận và giải quyết tranh chấp.
- Danh sách thành viên góp vốn (đối với công ty TNHH từ hai thành viên) hoặc danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
- Văn bản ủy quyền cho người thực hiện nộp hồ sơ nếu chủ sở hữu không trực tiếp đi nộp.
Trong quá trình soạn thảo điều lệ, bạn nên chú ý đến việc cụ thể hóa các quyền và nghĩa vụ của từng thành viên. Điều này giúp ngăn ngừa các xung đột nội bộ sau khi công ty đi vào vận hành chính thức. Đồng thời, vốn điều lệ cần được kê khai dựa trên năng lực tài chính thực tế và kế hoạch kinh doanh ngắn hạn của doanh nghiệp.
Địa chỉ trụ sở và các yêu cầu pháp lý về mặt bằng kinh doanh
Trụ sở chính của công ty không chỉ là nơi giao dịch mà còn là địa chỉ ghi nhận pháp lý để cơ quan thuế và khách hàng liên hệ. Trong thủ tục thành lập doanh nghiệp mới, địa chỉ trụ sở phải rõ ràng, chính xác đến từng số nhà, tên đường, phường/xã và không được đặt tại căn hộ chung cư dùng để ở.
Vì vậy, trước khi đăng ký, bạn cần có hợp đồng thuê nhà hoặc thỏa thuận mượn địa điểm hợp pháp. Tuy pháp luật không bắt buộc nộp hợp đồng thuê trong hồ sơ đăng ký kinh doanh, nhưng cơ quan thuế sẽ kiểm tra thực tế địa chỉ này sau khi bạn nhận được giấy phép. Nếu địa chỉ không tồn tại hoặc không đủ điều kiện hoạt động, doanh nghiệp sẽ gặp rắc rối lớn với mã số thuế.
Bên cạnh đó, trụ sở chính cần có biển hiệu công ty rõ ràng ngay sau khi được cấp phép. Việc chuẩn bị các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng mặt bằng hợp pháp sẽ giúp bạn chủ động hơn khi làm việc với các cơ quan quản lý đô thị. Hơn nữa, một địa chỉ kinh doanh uy tín cũng góp phần xây dựng niềm tin ban đầu với đối tác và nhà cung cấp.
Các thủ tục sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ là hoàn thành một nửa chặng đường. Để chính thức hoạt động, bạn phải thực hiện một loạt các bước bắt buộc khác thuộc thủ tục thành lập doanh nghiệp mới ở giai đoạn sau cấp phép. Những bước này liên quan mật thiết đến con dấu, tài khoản ngân hàng và nghĩa vụ thuế.
Hiện nay, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức và số lượng con dấu, nhưng phải đảm bảo tính thống nhất trong các giao dịch. Sau khi có dấu, bạn cần mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty để thực hiện các giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt, điều này là bắt buộc đối với các hóa đơn có giá trị lớn theo quy định của pháp luật thuế.
Hoàn thiện nghĩa vụ thuế và hóa đơn điện tử
Đây là giai đoạn nhạy cảm nhất vì nếu chậm trễ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính. Việc nắm vững thủ tục thành lập doanh nghiệp mới ở khâu thuế sẽ giúp bạn vận hành trơn tru mà không lo bị đóng mã số thuế bất ngờ.
- Mua chữ ký số (Token) để thực hiện kê khai thuế qua mạng và nộp thuế điện tử.
- Nộp tờ khai lệ phí môn bài và nộp tiền thuế môn bài theo quy định hiện hành.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trực quản.
- Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán và bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán.
Vì vậy, bạn nên tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số và hóa đơn điện tử uy tín ngay từ khi có giấy phép. Việc nộp hồ sơ thuế ban đầu cần được thực hiện trong thời hạn quy định (thường là 30 ngày kể từ ngày nhận giấy phép). Đừng để sự thiếu sót nhỏ trong khâu này làm ảnh hưởng đến uy tín pháp lý của công ty ngay từ ngày đầu mở cửa.
Đăng ký các loại giấy phép con và bảo hộ thương hiệu
Đối với một số ngành nghề đặc thù như du lịch, giáo dục, thực phẩm hay vận tải, chỉ có giấy phép kinh doanh là chưa đủ. Bạn cần phải xin thêm các loại “giấy phép con” để đáp ứng đầy đủ thủ tục thành lập doanh nghiệp mới cho ngành nghề có điều kiện. Những giấy tờ này chứng minh doanh nghiệp đáp ứng đủ tiêu chuẩn về kỹ thuật, vệ sinh hoặc an ninh trật tự.
Quá trình xin giấy phép con thường mất nhiều thời gian và yêu cầu các loại chứng chỉ hành nghề, bằng cấp hoặc giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn. Nếu bạn bắt đầu kinh doanh mà thiếu các giấy phép này, mức xử phạt sẽ rất nặng và có thể bị đình chỉ hoạt động. Do đó, hãy liệt kê chi tiết các điều kiện kinh doanh tương ứng với ngành nghề mà bạn đã chọn đăng ký.
Cuối cùng, đừng quên việc bảo hộ thương hiệu và sở hữu trí tuệ. Việc đăng ký nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ không bắt buộc trong hồ sơ mở công ty nhưng lại vô cùng quan trọng để bảo vệ thành quả sáng tạo của bạn. Một bộ hồ sơ thủ tục thành lập doanh nghiệp mới hoàn hảo nên bao gồm cả tầm nhìn bảo vệ tài sản vô hình, giúp công ty phát triển bền vững và tránh các tranh chấp về bản quyền trong tương lai.
Tổng kết giá trị và hành động khởi nghiệp
Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để mở công ty là một quy trình đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiên nhẫn và am hiểu pháp luật. Từ việc lựa chọn loại hình, soạn thảo hồ sơ cho đến hoàn thiện các nghĩa vụ thuế, mỗi bước trong thủ tục thành lập doanh nghiệp mới đều đóng vai trò là nền tảng vững chắc cho sự nghiệp kinh doanh của bạn. Khi bạn có sự chuẩn bị chu đáo, bạn sẽ giảm thiểu được tối đa những rủi ro pháp lý không đáng có.
Tuy nhiên, pháp luật luôn có sự cập nhật và thay đổi thường xuyên. Vì vậy, việc thường xuyên theo dõi các thông tư, nghị định mới nhất là thói quen cần thiết của một chủ doanh nghiệp thông thái. Hy vọng những thông tin chuyên sâu trên đây đã giúp bạn giải đáp được câu hỏi về những giấy tờ cần thiết để mở công ty thành công.
Nếu bạn đã sẵn sàng cho ý tưởng kinh doanh của mình, hãy bắt đầu ngay bằng việc liệt kê danh sách các cộng sự và địa điểm đặt trụ sở. Chúc cho hành trình khởi nghiệp của bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công rực rỡ và bền vững trên thị trường.
| STT | Loại hình doanh nghiệp | Hồ sơ cần chuẩn bị |
| 1 | Doanh nghiệp tư nhân | (1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; (mẫu Phụ lục I-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT) và (2) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân. |
| 2 | Công ty hợp danh | (1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục I-5 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT); (2) Điều lệ công ty; (3) Danh sách thành viên; (4) Bản sao các giấy tờ sau đây: – Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty là cá nhân; – Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên công ty là tổ chức; – Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự; – Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành. |
| 3 | Công ty TNHH 2 Thành viên trở lên | (1) Giấy đề nghị đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên (mẫu Phụ lục I-3 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT); (2) Điều lệ của công ty trách ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; (3) Danh sách thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên (mẫu Phụ lục I-6 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT); (4) Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực của các thành viên và của những người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức: – Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực. – Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực. – Đối với thành viên là tổ chức: Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác, Điều lệ hoặc tài liệu tương đương khác. (5) Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp công ty được thành lập bởi Nhà đầu tư nước ngoài hoặc Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài; (6) Bản sao Văn bản ủy quyền cho cá nhân đại diện của thành viên là tổ chức; (7) Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. |
| 4 | Công ty TNHH MTV | (1) Giấy đề nghị đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (mẫu Phụ lục I-2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT); (2) Điều lệ của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu hoặc Điều lệ của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu; (3) Bản sao các giấy tờ sau đây: a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; b) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước); Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. Đối với chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự; c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành. (4) Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực; |
| 5 | Công ty Cổ phần | (1) Giấy đề nghị đăng ký công ty cổ phần (mẫu Phụ lục I-4 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT); (2) Điều lệ của công ty cổ phần; (3) Danh sách cổ đông sáng lập của công ty cổ phần (mẫu Phụ lục I-7 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT); (4) Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (mẫu Phụ lục I-8 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT); (5) Bản sao các giấy tờ sau đây: – Giấy tờ pháp lý của cá nhân (thẻ Căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác) đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức. – Giấy tờ pháp lý của tổ chức (Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương khác) đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự; – Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư. (6) Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. |
Nguồn tài liệu: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat-doanh-nghiep/bai-viet/bang-tong-hop-ho-so-can-chuan-bi-khi-dang-ky-thanh-lap-doanh-nghiep-2367.html
Các biểu mẫu khác:
Khi mất giấy tờ thì cần làm đơn trình báo theo mẫu nào?
Khi vay mượn tiền thì nên dùng mẫu giấy vay nào để an tâm?
Mẫu đơn ủy quyền viết tay dùng khi nào?
✅ Bài viết đã được kiểm duyệt nội dung
