Cần chuẩn bị kiến thức gì trước khi ký giấy tờ, hợp đồng?

Kỹ năng phòng ngừa rủi ro: Cần chuẩn bị kiến thức pháp luật gì trước khi ký giấy tờ, hợp đồng?

Việc đặt bút ký vào một văn bản bất kỳ không chỉ là hành động xác nhận thông tin mà còn là thời điểm phát sinh các quyền và nghĩa vụ pháp lý ràng buộc. Để bảo vệ bản thân và tài sản khỏi những cạm bẫy không đáng có, việc trang bị kiến thức pháp lý hợp đồng cơ bản là điều kiện tiên quyết đối với mọi cá nhân và doanh nghiệp. Một sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt nhận thức luật pháp sẽ giúp bạn nhận diện được các điều khoản bất lợi và chủ động hơn trong quá trình thương thảo.

Kiểm tra tư cách pháp lý của các bên tham gia ký kết

Trước khi đi sâu vào nội dung chi tiết, việc đầu tiên bạn cần thực hiện là xác định chính xác đối tác của mình là ai và họ có đủ thẩm quyền ký kết hay không. Đây là nền tảng cốt lõi trong kiến thức pháp lý hợp đồng vì nếu người ký không có tư cách hợp pháp, toàn bộ văn bản có thể bị tuyên vô hiệu ngay lập tức.

Tuy nhiên, lỗi phổ biến mà nhiều người mắc phải là chỉ nhìn vào chức danh trên danh thiếp mà bỏ qua việc đối chiếu giấy tờ thực tế. Nếu là cá nhân, bạn cần kiểm tra căn cước công dân và năng lực hành vi dân sự của họ. Đối với tổ chức, bạn phải yêu cầu cung cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để xác nhận tư cách pháp nhân và người đại diện theo pháp luật. Vì vậy, việc tra cứu thông tin trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là bước đi không thể thiếu để đảm bảo đối tác đang hoạt động bình thường.

Bên cạnh đó, trong trường hợp người ký là người được ủy quyền, bạn phải yêu cầu xem văn bản ủy quyền hợp lệ. Văn bản này cần ghi rõ phạm vi ủy quyền và thời hạn còn hiệu lực. Tuy nhiên, nhiều trường hợp ủy quyền quá rộng hoặc đã hết hạn vẫn được sử dụng để ký kết, dẫn đến những tranh chấp phức tạp về sau. Do đó, việc xác thực tư cách chủ thể là hàng rào bảo vệ đầu tiên giúp bạn tránh khỏi các đối tượng lừa đảo hoặc thiếu thẩm quyền.

Hiểu rõ đối tượng của hợp đồng và các điều khoản cơ bản

Đối tượng của hợp đồng là nội dung mà các bên hướng tới, có thể là hàng hóa, dịch vụ hoặc một công việc cụ thể. Việc nắm vững kiến thức pháp lý hợp đồng giúp bạn mô tả đối tượng này một cách chi tiết và chính xác nhất, tránh các diễn đạt mơ hồ dẫn đến hiểu lầm.

Chẳng hạn, khi mua bán bất động sản, đối tượng không chỉ là căn nhà mà còn bao gồm vị trí, diện tích, tình trạng pháp lý và các tài sản gắn liền. Vì vậy, các thông số kỹ thuật và tình trạng thực tế cần được liệt kê rõ ràng trong các phụ lục kèm theo. Nếu đối tượng của hợp đồng là dịch vụ, bạn cần xác định cụ thể các tiêu chuẩn chất lượng và thời hạn hoàn thành. Tuy nhiên, nếu chỉ ghi chung chung là “hoàn thành công việc”, bên thực hiện có thể kéo dài thời gian hoặc bàn giao sản phẩm không đúng kỳ vọng mà bạn khó có cơ sở để kiện đòi quyền lợi.

Ngoài ra, giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán cũng là điều khoản trọng yếu. Bạn cần quy định rõ số tiền là bao nhiêu, đã bao gồm các loại thuế, phí hay chưa và lịch trình thanh toán theo từng giai đoạn. Vì vậy, hãy luôn lưu ý đến các mốc thời gian và hình thức thanh toán (chuyển khoản hay tiền mặt) để đảm bảo có bằng chứng hợp pháp khi phát sinh tranh chấp. Việc rõ ràng về tài chính ngay từ đầu chính là cách tốt nhất để duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững.

Phân tích điều khoản về quyền và nghĩa vụ của các bên

Trong bất kỳ giao dịch nào, sự cân bằng về quyền lợi luôn là yếu tố được pháp luật ưu tiên bảo vệ. Kiến thức pháp lý hợp đồng giúp bạn nhận ra liệu văn bản đang ký có đang đẩy hết rủi ro về phía mình hay không để từ đó đưa ra những yêu cầu điều chỉnh phù hợp.

Thông thường, mỗi bên đều có những nghĩa vụ tương ứng với quyền lợi được hưởng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều hợp đồng soạn sẵn thường cài cắm các điều khoản có lợi tuyệt đối cho bên soạn thảo. Vì thế, bạn phải đọc kỹ các mục liên quan đến trách nhiệm cung cấp thông tin, bảo mật dữ liệu và bảo hành sản phẩm. Tuy nhiên, không ít người chỉ lướt qua phần này vì cho rằng đó là các điều khoản mẫu. Đây là sai lầm nghiêm trọng vì nghĩa vụ chính là căn cứ để xác định lỗi khi xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đến các quyền được đơn phương chấm dứt hợp đồng. Nếu đối phương vi phạm một trong các nghĩa vụ trọng yếu, bạn có quyền dừng hợp đồng mà không phải bồi thường hay không? Các điều kiện để kích hoạt quyền này cần được ghi nhận cụ thể bằng văn bản. Vì vậy, hãy luôn đặt câu hỏi “Nếu điều này không xảy ra như cam kết, tôi sẽ làm gì?” trước khi ký tên vào bất kỳ giấy tờ nào.

Quy định về trách nhiệm bồi thường và phạt vi phạm

Đây là phần quan trọng nhất để răn đe các bên thực hiện đúng cam kết và bồi hoàn thiệt hại nếu có sai phạm. Việc vận dụng kiến thức pháp lý hợp đồng ở mục này yêu cầu sự hiểu biết về các giới hạn mà pháp luật cho phép đối với các mức phạt.

Theo Luật Thương mại Việt Nam, mức phạt vi phạm hợp đồng do các bên thỏa thuận nhưng không được quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm. Tuy nhiên, trong các giao dịch dân sự thông thường, các bên có thể thỏa thuận mức phạt cao hơn. Vì vậy, bạn cần phân biệt rõ giữa “tiền phạt vi phạm” và “bồi thường thiệt hại”. Tiền phạt mang tính chất trừng phạt, trong khi bồi thường nhằm mục đích bù đắp những tổn thất thực tế đã xảy ra. Nếu không ghi rõ quyền được hưởng cả hai, trong một số trường hợp bạn có thể chỉ nhận được một trong hai khoản này.

Thêm vào đó, việc chứng minh thiệt hại trong thực tế thường rất khó khăn và tốn kém thời gian. Vì thế, các bên thường quy định các mức bồi thường ước tính trước hoặc ghi rõ các loại thiệt hại được tính (như phí thuê luật sư, chi phí đi lại, tổn thất lợi nhuận). Việc xác lập các điều khoản này một cách chặt chẽ sẽ giúp bạn có vị thế tốt hơn nếu phải đối đầu tại tòa án hoặc trung tâm trọng tài. Tuy nhiên, hãy đảm bảo các con số đưa ra là hợp lý và có căn cứ để tránh bị tòa án bác bỏ do quá mức cần thiết.

Cơ chế giải quyết tranh chấp và sự kiện bất khả kháng

Không ai mong muốn tranh chấp xảy ra, nhưng chuẩn bị cho nó là biểu hiện của sự chuyên nghiệp. Kiến thức pháp lý hợp đồng về các điều khoản giải quyết tranh chấp sẽ giúp bạn định hướng được con đường đi tìm công lý nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Bạn cần lựa chọn giữa việc giải quyết tại Tòa án hay Trọng tài thương mại. Tòa án có chi phí thấp hơn nhưng thời gian kéo dài và xét xử công khai. Ngược lại, Trọng tài thường nhanh hơn, bảo mật thông tin tốt hơn nhưng chi phí khá cao và phán quyết là chung thẩm. Vì vậy, tùy vào quy mô hợp đồng và tính chất công việc mà bạn nên cân nhắc lựa chọn cơ quan tài phán phù hợp. Tuy nhiên, nếu không ghi rõ địa điểm giải quyết, việc xác định tòa án có thẩm quyền theo quy định pháp luật đôi khi lại trở thành một cuộc tranh cãi pháp lý khác.

Ngoài ra, điều khoản về “Sự kiện bất khả kháng” (như thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh) cũng cực kỳ quan trọng, đặc biệt là sau những biến động toàn cầu gần đây. Bạn cần quy định rõ những trường hợp nào được coi là bất khả kháng và thủ tục thông báo cho bên kia như thế nào để được miễn trừ trách nhiệm. Nếu thiếu điều khoản này hoặc ghi chép sơ sài, bạn có thể vẫn phải bồi thường thiệt hại dù sự cố xảy ra nằm ngoài tầm kiểm soát của mình. Vì vậy, hãy luôn dự phòng cho những tình huống xấu nhất để bảo vệ doanh nghiệp của bạn.

Lưu ý về hình thức hợp đồng và các thủ tục bổ trợ

Hình thức của văn bản là yếu tố quyết định tính có hiệu lực của nó trước pháp luật. Kiến thức pháp lý hợp đồng nhắc nhở chúng ta rằng không phải hợp đồng nào ký tên, đóng dấu xong cũng có giá trị ngay lập tức.

Một số loại hợp đồng bắt buộc phải được công chứng, chứng thực mới có hiệu lực pháp luật, chẳng hạn như hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thế chấp tài sản. Nếu bạn chỉ ký tay với nhau mà không qua công chứng trong những trường hợp này, hợp đồng có thể bị vô hiệu về mặt hình thức. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chủ quan vì cho rằng “chữ ký là bằng chứng cao nhất”. Thực tế, khi xảy ra tranh chấp, tòa án sẽ xem xét quy trình thủ tục đầu tiên trước khi bàn đến nội dung bên trong.

Bên cạnh đó, việc ký nháy vào từng trang của hợp đồng và đóng dấu giáp lai là những kỹ thuật cơ bản nhưng vô cùng quan trọng để ngăn chặn việc thay đổi nội dung trang giữa sau khi đã ký. Vì vậy, hãy luôn kiểm tra lại số lượng bản gốc và đảm bảo mỗi bên giữ ít nhất một bản có giá trị pháp lý tương đương. Việc lưu trữ hợp đồng cùng các phụ lục và chứng từ liên quan cũng cần được thực hiện một cách khoa học để sẵn sàng sử dụng khi cần thiết.

Xây dựng tư duy pháp lý an toàn trong giao dịch

Việc trang bị kiến thức pháp lý hợp đồng không có nghĩa là bạn phải trở thành một luật sư chuyên nghiệp, mà là để bạn biết cách đặt câu hỏi và tìm kiếm sự trợ giúp đúng chỗ. Một bản hợp đồng tốt không phải là bản hợp đồng dài nhất, mà là bản hợp đồng phản ánh đúng nhất ý chí của các bên và dự liệu được các rủi ro tương lai. Đừng bao giờ vì áp lực thời gian hoặc sự nể nang mà bỏ qua bước đọc kỹ và phân tích từng dòng chữ trong văn bản.

Tuy nhiên, sự cẩn trọng quá mức đôi khi có thể làm chậm tiến độ công việc, vì vậy hãy học cách ưu tiên những điều khoản trọng yếu nhất. Nếu cảm thấy vụ việc có giá trị lớn hoặc tính chất phức tạp, đừng ngần ngại thuê chuyên gia tư vấn để rà soát lại toàn bộ hồ sơ. Một khoản chi phí nhỏ cho tư vấn hôm nay có thể giúp bạn tiết kiệm được những khoản lỗ khổng lồ và những năm tháng kiện tụng mệt mỏi trong tương lai.

Hy vọng rằng với những chia sẻ chuyên sâu này, bạn đã có được một hành trang vững chắc để tự tin hơn trước khi đặt bút ký vào bất kỳ giấy tờ, hợp đồng nào. Hãy luôn nhớ rằng, trong pháp lý, “phòng bệnh luôn tốt hơn chữa bệnh”. Chúc bạn luôn có những giao dịch thành công và an toàn!

Nếu bạn đang đứng trước một bản hợp đồng phức tạp và cần một chuyên gia rà soát để đảm bảo tối đa quyền lợi, đừng ngần ngại kết nối với chúng tôi. Việc có một cái nhìn độc lập và chuyên sâu từ phía pháp luật sẽ giúp bạn phát hiện ra những “điểm mù” mà người trong cuộc thường bỏ lỡ.

Tài liệu tham khảo thêm: https://thuvienphapluat.vn/hoi-dap-phap-luat/hop-dong-theo-mau-la-gi-can-luu-y-gi-truoc-khi-ky-hop-dong-theo-mau-138019082.html