Công ty có thể có nhiều người đại diện pháp luật không?

Giải đáp thắc mắc: Công ty có thể có nhiều người đại diện pháp luật không?

Trong xu thế quản trị doanh nghiệp hiện đại, việc phân chia quyền lực và trách nhiệm để tối ưu hóa bộ máy vận hành đang trở thành nhu cầu thiết yếu. Việc tìm hiểu số lượng người đại diện theo pháp luật tối đa của một doanh nghiệp không chỉ giúp chủ sở hữu tuân thủ đúng Luật Doanh nghiệp mà còn tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho các giao dịch kinh doanh. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các quy định mới nhất về việc bổ nhiệm nhiều người đại diện và những lưu ý quan trọng đi kèm.

Quy định của pháp luật về số lượng người đại diện của doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, khung pháp lý đã trở nên cởi mở hơn rất nhiều nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp chủ động trong hoạt động điều hành. Câu trả lời cho việc số lượng người đại diện theo pháp luật có thể nhiều hơn một hay không là hoàn toàn có thể đối với một số loại hình doanh nghiệp nhất định.

Cụ thể, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty sẽ quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý cũng như quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện. Điều này cho phép doanh nghiệp linh hoạt trong việc phân công nhân sự cấp cao phụ trách các mảng khác nhau như tài chính, kinh doanh hay đối ngoại.

Việc cho phép có nhiều người đại diện giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn hoạt động khi một người vắng mặt, đồng thời tăng cường khả năng kiểm soát lẫn nhau trong nội bộ. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam để thực hiện các nghĩa vụ hành chính khi cần thiết.

Lợi ích khi doanh nghiệp có từ hai người đại diện trở lên

Việc tận dụng tối đa số lượng người đại diện theo pháp luật mang lại những lợi thế chiến lược đáng kể, đặc biệt là với các công ty có quy mô lớn hoặc hoạt động đa quốc gia. Đây không chỉ là hình thức hợp thức hóa bộ máy mà còn là công cụ quản trị rủi ro hiệu quả.

Thứ nhất, nó giúp tăng tốc độ xử lý các giao dịch. Thay vì chờ đợi một người duy nhất phê duyệt, các đại diện khác nhau có thể đồng thời ký kết hợp đồng ở những địa điểm khác nhau. Thứ hai, cơ chế này giúp giảm bớt rủi ro khi một cá nhân gặp sự cố về sức khỏe hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự đột ngột.

Bên cạnh đó, trong các dự án hợp tác hoặc liên doanh, mỗi cổ đông lớn có thể cử một người đại diện tham gia vào ban điều hành. Điều này đảm bảo quyền lợi của các bên góp vốn được bảo vệ một cách trực tiếp và minh bạch thông qua quyền ký kết và quyết định hợp pháp.

Phân chia thẩm quyền giữa các người đại diện theo pháp luật

Khi một công ty quyết định tăng số lượng người đại diện theo pháp luật, thách thức lớn nhất nằm ở việc phân định quyền hạn để tránh sự chồng chéo hoặc mâu thuẫn trong quá trình ra quyết định. Nếu không quy định rõ ràng trong Điều lệ, các đại diện này sẽ có thẩm quyền tương đương nhau trong việc đại diện cho doanh nghiệp trước bên thứ ba.

Quy định rõ trong Điều lệ công ty

Điều lệ công ty cần quy định cụ thể phạm vi công việc của từng người. Ví dụ, một người chuyên ký kết các hợp đồng về nhân sự và hành chính, trong khi người còn lại phụ trách các khoản vay ngân hàng và giao dịch kinh doanh cốt lõi. Việc chi tiết hóa thẩm quyền giúp bên thứ ba dễ dàng xác định ai là người có quyền ký kết hợp đồng tương ứng.

Trách nhiệm liên đới và trách nhiệm riêng

Dù có nhiều người đại diện, mỗi người đều phải chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trong phạm vi quyền hạn được giao. Pháp luật cũng quy định nếu các đại diện không phân chia quyền hạn rõ ràng thì họ sẽ cùng chịu trách nhiệm liên đới đối với những thiệt hại gây ra cho công ty do sai phạm trong quá trình đại diện.

Thủ tục đăng ký thêm người đại diện theo pháp luật

Để thay đổi hoặc bổ sung số lượng người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục hành chính tại Cơ quan đăng ký kinh doanh. Đây là bước bắt buộc để ghi nhận thông tin chính thức trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Cổng thông tin quốc gia.

Quy trình thường bao gồm việc họp Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị để thông qua quyết định tăng số lượng người đại diện và sửa đổi Điều lệ công ty. Sau đó, doanh nghiệp nộp hồ sơ gồm Thông báo thay đổi, quyết định và biên bản họp cùng bản sao giấy tờ định danh của người đại diện mới. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ cập nhật thông tin mới cho doanh nghiệp.

Việc thực hiện đúng quy trình này đảm bảo các chữ ký của người đại diện mới trên các hợp đồng kinh tế sau đó có đầy đủ giá trị pháp lý, tránh trường hợp hợp đồng bị tuyên vô hiệu do người ký không có thẩm quyền.

Những lưu ý đặc biệt về cư trú và ủy quyền

Dù doanh nghiệp sở hữu số lượng người đại diện theo pháp luật lớn đến đâu, vẫn có những rào cản pháp lý về mặt hiện diện địa lý mà chủ sở hữu cần đặc biệt quan tâm để tránh bị xử phạt hành chính hoặc đình trệ hoạt động.

Pháp luật Việt Nam yêu cầu doanh nghiệp phải luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam. Nếu tất cả những người đại diện đều xuất cảnh khỏi Việt Nam, họ phải ủy quyền bằng văn bản cho một người khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, người đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm cuối cùng về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Trong trường hợp người đại diện duy nhất không có mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền, hoặc bị chết, mất tích, bị tạm giam… thì chủ sở hữu hoặc Hội đồng quản trị phải bầu người khác thay thế ngay lập tức. Việc có nhiều người đại diện sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý các tình huống khẩn cấp này hơn.

Tối ưu hóa bộ máy quản trị thông qua người đại diện

Việc lựa chọn số lượng người đại diện theo pháp luật phù hợp là một chiến lược quản trị thông minh, giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Sự thấu hiểu về luật định kết hợp với việc xây dựng một bản Điều lệ công ty chặt chẽ sẽ là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp vươn xa hơn trong môi trường kinh doanh cạnh tranh. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng cấu trúc quản trị của mình để đảm bảo mọi giao dịch luôn diễn ra suôn sẻ và minh bạch.