Công ty giữ bằng gốc của người lao động có đúng luật không?

Doanh nghiệp giữ bằng gốc của người lao động là đúng hay sai?

Nhiều người lao động khi đi xin việc thường thắc mắc liệu việc công ty giữ bằng gốc của người lao động có đúng với quy định của pháp luật hiện hành hay không. Hiểu rõ quy định này không chỉ giúp bạn bảo vệ quyền lợi cá nhân mà còn giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý đáng tiếc trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự.

Quy định của pháp luật về việc thu giữ giấy tờ bản chính

Theo quy định tại Bộ luật Lao động hiện hành, hành vi người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động là hành vi bị nghiêm cấm. Pháp luật bảo vệ quyền sở hữu tài sản và các giấy tờ nhân thân của cá nhân một cách tuyệt đối trong quan hệ lao động.

Việc công ty giữ bằng gốc của người lao động không chỉ vi phạm nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng mà còn gây khó khăn cho người lao động trong việc thực hiện các thủ tục hành chính khác hoặc khi muốn tìm kiếm cơ hội việc làm mới. Do đó, các doanh nghiệp chỉ có quyền yêu cầu người lao động cung cấp bản sao có chứng thực để đối chiếu với bản chính khi cần thiết.

Rủi ro pháp lý và mức xử phạt đối với doanh nghiệp vi phạm

Cơ quan chức năng đã quy định rất rõ ràng về các hình thức xử phạt hành chính đối với những đơn vị cố tình vi phạm lệnh cấm này. Việc nắm rõ mức phạt sẽ giúp cả người lao động và người sử dụng lao động có cái nhìn nghiêm túc hơn về vấn đề lưu giữ hồ sơ gốc.

Mức phạt tiền theo quy định hiện hành

Nếu bị phát hiện có hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân hoặc văn bằng của nhân viên, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với mức phạt tiền từ 20 triệu đến 25 triệu đồng. Đây là mức phạt tương đối cao, nhằm răn đe các đơn vị cố tình thực hiện hành vi công ty giữ bằng gốc của người lao động trái quy định.

Biện pháp khắc phục hậu quả bắt buộc

Ngoài việc nộp phạt hành chính, doanh nghiệp vi phạm còn buộc phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả sau:

• Trả lại ngay lập tức toàn bộ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ đã thu giữ cho người lao động.
• Chịu sự giám sát của cơ quan quản lý lao động địa phương về việc hoàn trả hồ sơ.
• Có thể phải bồi thường thiệt hại nếu việc giữ bằng gốc gây ra tổn thất chứng minh được cho người lao động.

Lý do doanh nghiệp thường đưa ra và sự thật đằng sau

Mặc dù biết là vi phạm pháp luật, một số đơn vị vẫn tìm cách lách luật bằng cách đưa ra các thỏa thuận dân sự hoặc cam kết tự nguyện. Tuy nhiên, mọi thỏa thuận trái với quy định của Bộ luật Lao động đều được coi là vô hiệu.

Lý do phổ biến nhất mà các đơn vị đưa ra là để “giữ chân” nhân sự hoặc đảm bảo người lao động không nghỉ việc đột ngột sau khi được đào tạo. Tuy nhiên, việc công ty giữ bằng gốc của người lao động không phải là giải pháp bền vững. Thay vào đó, doanh nghiệp nên sử dụng các hợp đồng đào tạo hoặc chính sách phúc lợi tốt để xây dựng lòng trung thành thay vì dùng biện pháp chế tài trái luật.

Người lao động cần làm gì khi bị yêu cầu nộp bằng gốc?

Khi đối mặt với yêu cầu nộp bản chính văn bằng từ phía nhà tuyển dụng, bạn cần có thái độ bình tĩnh và cách xử lý khôn ngoan để vừa bảo vệ được giấy tờ cá nhân, vừa không làm mất lòng đơn vị tuyển dụng tiềm năng.

Trước hết, hãy khéo léo trích dẫn quy định của pháp luật về việc không được thu giữ bằng gốc. Bạn có thể đề xuất nộp bản sao có công chứng và mang theo bản chính để đối chiếu trực tiếp tại buổi phỏng vấn hoặc khi ký hợp đồng. Nếu công ty giữ bằng gốc của người lao động vẫn là yêu cầu bắt buộc không thể thương lượng, bạn nên cân nhắc kỹ về sự chuyên nghiệp và uy tín của nơi mình định gắn bó.

Trong trường hợp đã lỡ nộp và gặp khó khăn khi lấy lại, bạn có quyền:

1. Gửi văn bản yêu cầu trực tiếp đến Ban Giám đốc hoặc phòng Nhân sự của công ty.
2. Khiếu nại lên công đoàn cơ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
3. Khởi kiện ra tòa án nhân dân nếu việc thu giữ gây thiệt hại nghiêm trọng đến quyền lợi cá nhân.

Giải pháp thay thế để đảm bảo trách nhiệm của người lao động

Để tạo sự tin tưởng lẫn nhau mà không cần thực hiện hành vi trái pháp luật, doanh nghiệp và người lao động có thể áp dụng các hình thức cam kết khác hợp pháp và minh bạch hơn.

Các bên có thể ký kết “Hợp đồng đào tạo” với điều khoản bồi hoàn chi phí cụ thể nếu người lao động nghỉ việc trước thời hạn cam kết. Phương pháp này vừa giúp doanh nghiệp an tâm về chi phí đầu tư nhân sự, vừa đảm bảo không vi phạm lệnh cấm về việc công ty giữ bằng gốc của người lao động. Sự minh bạch về văn bản luôn là nền tảng tốt nhất cho một mối quan hệ lao động bền vững.

Bảo vệ quyền lợi chính đáng trong quan hệ lao động

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ nét về việc công ty giữ bằng gốc của người lao động là hành vi hoàn toàn trái pháp luật. Việc thượng tôn pháp luật không chỉ bảo vệ người lao động khỏi những rủi ro không đáng có mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín trên thị trường tuyển dụng. Hãy luôn tỉnh táo để đưa ra những quyết định đúng đắn cho sự nghiệp của mình.