Doanh nghiệp bị khóa mã số thuế phải xử lý thế nào?

Khi một doanh nghiệp bị khóa mã số thuế (trạng thái trên hệ thống là “NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”), mọi hoạt động kinh doanh gần như bị đóng băng: không thể xuất hóa đơn, không thể nộp tờ khai, bị cơ quan thuế cưỡng chế hóa đơn và uy tín với đối tác bị giảm sút nghiêm trọng.

Tuy nhiên, đây không phải là đường cùng. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể khôi phục lại mã số thuế nếu thực hiện đúng và đủ các bước theo quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý từ A đến Z.

“Ảnh minh họa – Nguồn Internet”

1. Nguyên nhân doanh nghiệp bị khóa mã số thuế

Trước khi bắt tay vào giải quyết, doanh nghiệp cần hiểu rõ lý do vì sao mình rơi vào tình trạng này. Thông thường, cơ quan thuế sẽ khóa mã số thuế vì các lý do chủ yếu sau:

• Không hoạt động tại trụ sở đăng ký: Cơ quan thuế đi kiểm tra thực tế nhưng không thấy doanh nghiệp treo biển hiệu, không có văn phòng hoặc không có người đại diện tại địa chỉ đã đăng ký.

• Trễ hạn nộp tờ khai thuế quá lâu: Doanh nghiệp “quên” nộp tờ khai thuế (thuế GTGT, TNCN, TNDN, Báo cáo tài chính) liên tục từ vài tháng đến cả năm và không phản hồi thông báo của cơ quan thuế.

• Nợ tiền thuế quá hạn: Doanh nghiệp chậm nộp các khoản thuế, tiền phạt, tiền chậm nộp và bị áp dụng biện pháp cưỡng chế phong tỏa mã số thuế.

• Không phản hồi văn bản của cơ quan thuế: Cơ quan thuế gửi văn bản, thông báo mời lên làm việc nhiều lần nhưng doanh nghiệp không tiếp nhận hoặc không đến.

2. Hậu quả cực kỳ nghiêm trọng khi bị khóa mã số thuế

Nhiều doanh nghiệp chủ quan cho rằng bị khóa mã số thuế thì… tạm nghỉ kinh doanh, khi nào cần thì mở lại. Đây là một sai lầm tai hại vì hệ lụy của nó rất lớn:

• Hóa đơn không còn giá trị sử dụng: Doanh nghiệp không thể xuất hóa đơn đầu ra. Nếu cố tình xuất, hóa đơn đó được coi là bất hợp pháp.

• Bị khóa cổng nộp tờ khai trực tuyến: Không thể nộp bất kỳ báo cáo thuế nào qua mạng, dẫn đến việc số tiền phạt chậm nộp tờ khai ngày càng tăng lên theo thời gian.

• Bị đình chỉ các thủ tục hành chính: Không thể thay đổi đăng ký kinh doanh, không thể mở tài khoản ngân hàng mới, bị cơ quan hải quan dừng thủ tục xuất nhập khẩu.

• Ảnh hưởng trực tiếp đến người đại diện pháp luật: Giám đốc hoặc người đại diện pháp luật của doanh nghiệp bị khóa mã số thuế sẽ bị tạm hoãn xuất cảnh và không thể thành lập doanh nghiệp mới cho đến khi khắc phục xong vi phạm.

3. Quy trình 4 bước xử lý khi doanh nghiệp bị khóa mã số thuế

Để khôi phục lại mã số thuế nhanh chóng nhất, doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo các bước sau:

Bước 1: Tra cứu trạng thái và xác định nguyên nhân

Trước tiên, kế toán cần truy cập vào Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (tracuunnt.gdt.gov.vn) hoặc Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kiểm tra chính xác lý do bị khóa và ngày khóa. Đồng thời, liên hệ trực tiếp với đội kiểm tra thuế quản lý địa bàn của doanh nghiệp để biết mình đang bị nợ những tờ khai nào hoặc tiền thuế bao nhiêu.

Bước 2: Khắc phục các vi phạm hành chính

Đây là bước cốt lõi. Doanh nghiệp phải hoàn thành toàn bộ các nghĩa vụ còn thiếu với cơ quan thuế:

• Nếu do không hoạt động tại trụ sở: Doanh nghiệp phải treo lại biển hiệu, bố trí nhân sự trực tại văn phòng để chuẩn bị cho việc cơ quan thuế xuống xác minh lại.

• Nếu do nợ tờ khai: Nộp bổ sung ngay lập tức tất cả các tờ khai thuế, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính còn thiếu.

• Nếu do nợ tiền thuế: Tiến hành nộp đầy đủ tiền thuế gốc, tiền phạt và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước.

Bước 3: Chuẩn bị và nộp hồ sơ xin khôi phục mã số thuế

Sau khi đã khắc phục xong các lỗi vi phạm, doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ nộp lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thành phần hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế (Mẫu số 25/ĐK-TCT theo Thông tư 105/2020/TT-BTC).

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Các chứng từ chứng minh đã nộp đủ tiền thuế, tiền phạt (giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước).

• Các tờ khai thuế đã nộp bổ sung (có xác nhận đã nộp thành công).

• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp trụ sở (Hợp đồng thuê nhà, sổ đỏ…) để chứng minh doanh nghiệp có hoạt động tại đây.

Bước 4: Cơ quan thuế kiểm tra thông tin và ra quyết định

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ của doanh nghiệp, cơ quan thuế sẽ:

• Lập biên bản kiểm tra thực tế tại trụ sở doanh nghiệp (để xác minh doanh nghiệp có thực sự hoạt động hay không).

• Nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo khôi phục mã số thuế (Mẫu số 27/ĐK-TCT).

• Hệ thống thuế sẽ tự động mở lại mã số thuế cho doanh nghiệp trên toàn quốc trong vòng 1 ngày làm việc tiếp theo.

4. Những lưu ý quan trọng sau khi được mở khóa mã số thuế

Việc được mở lại mã số thuế mới chỉ là bước đầu để doanh nghiệp quay trở lại quỹ đạo. Để tránh việc “vết xe đổ” lặp lại, doanh nghiệp cần lưu ý:

5. Kết luận

Khi doanh nghiệp bị khóa mã số thuế, thiệt hại về kinh tế và uy tín là rất lớn. Giải pháp tốt nhất là sự chủ động, trung thực và nhanh chóng từ phía doanh nghiệp trong việc phối hợp với cơ quan quản lý thuế.

Nếu doanh nghiệp của bạn không có bộ phận kế toán chuyên trách hoặc gặp khó khăn trong việc giải trình với cơ quan thuế, lời khuyên là nên tìm đến các dịch vụ kế toán – đại lý thuế uy tín để được hỗ trợ xử lý hồ sơ một cách nhanh chóng, đúng pháp luật, tránh kéo dài thời gian khiến mức phạt chậm nộp tăng cao.