Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động theo quy định?

Việc xử lý kỷ luật lao động không đúng quy trình là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến doanh nghiệp bị thua kiện và phải bồi thường số tiền lớn khi có tranh chấp.

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trình tự xử lý kỷ luật lao động bắt buộc phải thực hiện qua 5 bước nghiêm ngặt sau đây:

Bước 1: Xác nhận hành vi vi phạm

• Trường hợp phát hiện tại chỗ: Người sử dụng lao động phải lập biên bản vi phạm và thông báo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn).

• Trường hợp phát hiện sau đó: Người sử dụng lao động phải thu thập đầy đủ chứng cứ để chứng minh lỗi của người lao động.

Bước 2: Thông báo tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật

Trước khi tiến hành cuộc họp ít nhất 05 ngày làm việc, Người sử dụng lao động phải thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp cho các thành phần bắt buộc tham dự:

• Người lao động vi phạm.

• Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Ban chấp hành Công đoàn).

• Người đại diện theo pháp luật của Người lao động (nếu Người lao động dưới 15 tuổi).

• Luật sư hoặc người bào chữa (nếu Người lao động có yêu cầu).

Bước 3: Tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật

Cuộc họp chỉ được tiến hành khi có sự xác nhận tham gia của các thành phần thông báo. Nội dung chính:

• Người sử dụng lao động chứng minh lỗi của Người lao động.

• Người lao động có quyền tự bào chữa hoặc nhờ người khác bào chữa.

• Phải lập biên bản cuộc họp và có chữ ký của các bên tham dự. Nếu có người không ký thì người ghi biên bản phải ghi rõ lý do.

Bước 4: Ban hành quyết định kỷ luật

Trong thời hiệu quy định (thông thường là 06 tháng kể từ ngày xảy ra vi phạm), người có thẩm quyền sẽ ban hành quyết định kỷ luật lao động bằng văn bản. Các hình thức kỷ luật bao gồm:

1. Khiển trách.

2. Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng.

3. Cách chức.

4. Sa thải.

Bước 5: Gửi quyết định kỷ luật

Quyết định phải được gửi đến Người lao động, người đại diện theo pháp luật (nếu có) và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trong thời hạn ban hành quyết định.

3 Nguyên tắc “Vàng” cần lưu ý:

1. Thời hiệu: Không được xử lý kỷ luật khi đã quá thời hạn 06 tháng (hoặc 12 tháng với vi phạm liên quan tài chính, tài sản).

2. Không xử lý kỷ luật khi Người lao  đang: Nghỉ ốm đau; nghỉ điều dưỡng; đang bị tạm giữ/tạm giam; đang chờ kết quả điều tra; người lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

3. Cấm hành vi: Xâm phạm thân thể, nhân phẩm người lao động; dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật; xử lý nhiều hình thức kỷ luật cho cùng một hành vi.

Lưu ý đặc biệt: Nếu công ty không có Nội quy lao động được đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động, thì mọi hành vi xử lý kỷ luật đều được coi là trái pháp luật.